Как грамотно составить служебную записку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно составить служебную записку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Служебная записка, докладная и объяснительная: в чем разница

У каждого из этих видов документов своя задача:

• Служебные записки используют, чтобы попросить о чем-то, проинформировать о проблеме, предложить пути решения вопроса.
• Докладную можно назвать жалобой. Сотрудник доводит до сведения руководства, что кто-то из коллег не соблюдает правила охраны труда, прогуливает работу, нарушает дисциплину. Начальник должен отреагировать и разобраться, что произошло.
• В объяснительной сотрудник указывает причины, почему не выполнил те или иные обязанности. Объяснительные пишут, когда из-за чьей-то невнимательности или халатности компания понесла убыток.

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
3. ФИО и должность непосредственного получателя.
4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
7. Дата и номер служебной записки.
8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

• визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
• приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

• распоряжения;
• приказы;
• грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Из каких разделов состоит служебная записка?

Как уже говорилось, специально установленного образца для такой бумаги не существует. Однако есть правила написания, согласно правилам делового общения, а также норм внутреннего распорядка той или иной компании.

Образцы такой записки как правило есть в локальных документах фирмы – в бумажном виде или предоставляются работнику вместе с внутрикорпоративным е-мэйлом. В последнем случае (если в вашей компании принято адресовать обращения в электронном виде), нужно воспользоваться функцией уведомления о прочтении.

Так, подобный документ всегда содержит:

• полное наименование компании и структурного подразделения (откуда пишется);
• регистрационный номер;
• указание адресата (нужно упомянуть ранг, фамилию и инициалы, или же полностью имя и отчество);
• наименование бумаги и ее предназначение (например, служебная записка на ремонт);
• текст – информационная часть (сжато и по сути) и то, какие действия ожидаются со стороны адресата;
• дата;
• подпись с расшифровкой.

Нужно ли оформлять документ на имя директора?

Этот документ следует оформить, если работник (неважно, какую должность он в данной компании занимает) считает нужным донести что-то важное до сведения главы фирмы и понимает, что без его персонального вмешательства дело не решить.

Внимание! Служебную записку нередко путают с докладной.

Эти две категории письменных обращений внутри компании действительно схожи в самом главном – они имеют информационную направленность и подразумевают определенные действия от того, кому адресованы.

Они касаются либо того или иного специалиста, либо деятельности конкретного подразделения. Тем не менее, докладная записка более иерархически окрашена: ее пишут всегда «снизу вверх», то есть от нижестоящего специалиста – находящемуся на более высокой должности.

Служебная же может быть адресована и представителю того же ранга, что и автор, и тому, кто по должности ниже. Мало того, она адресуется и представителям организаций-партнеров. По сути, докладная записка является подвидом служебной, как и объяснительная.

По поводу отличия служебной записки от докладной, смотрите комментарий специалиста.

Требования к документу

Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Относиться к огороду как к хобби и полю для экспериментов

Для меня дача — это хобби. И да, это черная дыра денег, потому что каждый год там надо что-то латать, но это в домике или бане, в отрыве от огорода.

Огород можно засаживать не только картошкой. Картошка, капуста белокочанная, морковка и лук — самые нерентабельные овощи, занимают много места, растут почти сезон и стоят дешево на рынке или у соседей. Да и не приносят радости мне картофельные поля, хотя сажаю, потому что есть лишние 10 соток, до которых руки не доходят, но и запускать тоже не хочется. Тогда картошка — выход: в мае засадил, к осени вскопал.

У нас большие урожаи голубики, малины, сливы, ароматных яблок длительного срока хранения, ведрами собираем смородину. Ягоды, особенно голубика, нынче дорогие. Из овощей я выращиваю болгарские перцы разных сортов, томаты, баклажаны, огурцы, тыквы, кабачки, редиску, репу, редьку, брокколи, цветную капусту, брюссельскую капусту, очень много стручкового гороха — вся семья обожает, фасоль разных цветов, много зелени: и руколу, и базилик, и лук-порей.

Обязательно есть грядка с экспериментальными овощами вроде савойской капусты и полосатого сорта свеклы — непонятно, будет ли кто-то есть их в семье.

У всех этих овощей цена даже в сетевом магазине обычно больше 100 Р за килограмм, а 400 г замороженной брюссельской капусты стоят 150 Р. Так что подспорье, конечно, есть. Молчу про то, что рядом с дачей растут грибы, черника, брусника в огромных количествах.

Но ради экономии и обеспечения семьи провизией я бы дачу никогда не заводила. Особенно если это время можно потратить на заработок. Я как раз запретила себе работать больше 40 часов в неделю, поэтому спокойно копаюсь в грязи, это мой антистресс, как и заготовки.

Не засаживать весь огород и выращивать только на семью

У меня под огород выделена всего одна сотка. Там все: огурцы, помидоры, плодовые деревья — яблони, вишни, груша, слива, а также кусты смородины и малины, петрушка и перец. Виноград еще есть. Выращенного обычно хватает, чтобы наесться до отвала всей семьей, пораздавать друзьям и что-то заморозить на зиму. Чаще всего 20% фруктов пропадает, поскольку некуда это все запихать. В этом году решим проблему сушилкой.

Работа на огороде занимает максимум час в день.

Рассаду томатов выращивала сама — на подоконнике и приставленном к окну столе. Тратила 130 Р в месяц на полив. Приобрела 10 метров шланга по 25 Р за метр и пистолет за 150 Р. Еще пару раз купила средства для обработки от болезней и паразитов в пределах 50—80 Р за пакетик. Добавим шпагат для подвязки — 200 Р за моток, которого хватит на полтора-два сезона. Полтора кило удобрений за 180 Р. Все, расчет окончен.

Рассматриваю огород как релаксацию и возможность переключиться на что-то созидательное. Доставляет искреннее удовольствие всем этим заниматься. Экономия присутствует, да и свои продукты не сравнить с покупными: тут и аромат, и вкус, и свежесть. Пробовала делать домашнее вино — очень интересно, получилось неплохо.

Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

• Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.
• Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.
• О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Рекомендации по составлению

Панацеи, как правильно пишется служебная записка, не существует. Отталкиваясь от цели составления, необходимо предельно чётко обозначить проблему и выразить конкретные желания, направленные получателю. Если цель служебной записки – информирование сотрудника о проблеме для дальнейшей совместной ответственности в случае непринятия решения, то акцент необходимо сделать на повествовательной части. Если требуются конкретные меры от адресата, то указать на последствия в случае игнорирования документа.

Служебная записка: назначение, форма, функции

Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка.

Зачастую основаниями являются оскорбительные выражения на предприятии во время работы, хамские поступки, которые учитывают с особым вниманием при ее создании.

По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах.

Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.

В настоящее время многие документы составляются в электронном виде. Как правило, в любой компании для разных документов существуют шаблоны, в которых может автоматически проставляться дата и указываться адресат, также при этом соблюдаются различные отступы и интервалы.

О многих особенностях и тонкостях оформления в таких случаях сотрудники не задумываются, но если служебная записка пишется от руки, необходимо помнить о нюансах оформления. Особенно это касается документов, касающихся финансов.

Можно привести в качестве такой служебной записки пример, когда какое-либо структурное подразделение просит выделить дополнительные финансы для решения определенных рабочих задач. Все документы, которые касаются денег, в любой организации учитываются и в большинстве случаев подшиваются к различного рода отчетностям. Приведенный пример служебной записки также будет подшит и сдан на хранение в архив, поэтому форма служебной записки в данном случае менять не будет, но сам текст нужно расположить с учетом отступов.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

Похожие записи:

• Единичное сложное преступление: понятие, состав и квалификация
• Когда повысят пенсии вдовам военным пенсионерам в 2023 году и на сколько
• Повышение ЕДВ ветеранам боевых действий в 2023 году. Размер выплат с 1 февраля